Rekalkulace smluv pro ALD Automotive

ALD Automotive je přední světový poskytovatel operativního leasingu pro osobní a užitkové automobily, společnost je součástí silné finanční skupiny Société Générale. V České republice působí od roku 2002 a  patří ve svém oboru mezi tři největší firmy na trhu. ALD Automotive se zaměřuje na leasingové produkty pro firemní zákazníky bez ohledu na počet vozidel v jejich flotile. Nabízí různé varianty financování vozu, finanční služby a správu vozového parku. ALD Automotive Česká republika se spolu ALD Automotive Slovakia stará o více než 31 000 automobilů a s velikostí vozového parku jde ruku v ruce administrativní zátěž na zaměstnance při různých úpravách smluv. Mezi nejčastější patří tzv. rekalkulace parametrů smlouvy. Jedním z možných řešení byla robotizace procesu úpravy parametrů stávající smlouvy a rekalkulace smlouvy nové.

Jaký problém jsme řešili?

Společnost ALD Automotive nabízí dlouhodobý pronájem vozu, a to včetně volitelných služeb, které jsou s jeho provozem spojeny. Dle vlastních potřeb si zvolíte délku smlouvy, počet najetých kilometrů a také  doplňkové služby. Mezi ty nejčastěji zvolené patří: kompletní servis vozidla během trvání smlouvy, pneuservis včetně nákupu a uskladnění pneumatik, nebo asistenční služba s poskytnutím náhradního vozidla. Po uzavření smlouvy můžete kdykoliv změnit parametry smlouvy a požádat o rekalkulaci smlouvy.

Vzhledem k velké časové náročnosti procesu rekalkulace se na nás společnost ALD Automotive obrátila s požadavkem na robotizaci procesu.

Dříve zaměstnanci ALD Automotive měnili ručně všechny paramenty a prováděli individuální rekalkulaci pro každý jednotlivý případ, poté vytvořili návrh nové smlouvy, který odeslali klientovi. Celý proces byl časově náročný, a to především u velkých firem, které mají stovky vozů a u kterých je potřeba provádět rekalkulaci ručně.

Jaké řešení jsme zvolili?

Po seznámení se všemi variantami parametrů rekalkulace nové smlouvy byla navržena robotizace, která automatizovala celý proces od načtení parametrů staré smlouvy, vytvoření rekalkulace, odeslání návrhu dodatku smlouvy klientovi a realizace dodatku smlouvy poté, co klient písemně potvrdil návrh.

Roboty UltimateRPA jsme nasadili na klíčové fáze procesu. Robot si sám najde smlouvu v ServiceDeskovém nástroji, vyčte vstupní data a provede kontrolu. Následně robot vytvoří nový návrh na rekalkulaci smlouvy.

Do nového návrhu vloží všechna potřebná data, která si v předchozím kroku sám vyčetl a pomocí dodaných algoritmů provede rekalkulaci. Ze vstupních dat aktualizuje např. dobu pronájmu a/nebo očekávaný nájezd kilometrů. Robot změní parametry a provede rekalkulaci. Následně robot provede kontrolu a pokud je vše v pořádku, odešle robot návrh rekalkulace pracovníkovi zákaznické péče na kontrolu. Pokud během kontroly robot objeví chybu, odešle celý případ na ruční kontrolu zaměstnanci ALD, který v případě potřeby provede manuální úpravu rekalkulace. Po kontrole, případně manuálních úpravách, dá zaměstnanec ALD pokyn robotovi k odeslání návrhu dodatku nájemci.

Významnou časovou úsporu jsme díky robotizaci získali u hromadných kalkulací pro firmy, které mají desítky i stovky aut ve svém vozovém parku.

Vzhledem k tomu, že ALD Automotive využívá náš monitorovací nástroj SyDesk, mají pracovníci ALD  přehled o aktuálním stavu zpracování procesu rekalkulace. Během zpracování jsou do systému SyDesk odesílána data o úspěšnosti zpracování dávky, době zpracování dávky a počtu zpracovaných záznamů. Klient vidí průběh řešení požadavku v aplikaci myALD Portal.

Jak projekt dopadl?

Díky robotizaci nyní klient zadá požadavek na rekalkulaci do aplikace MyALD Portal, která je přímo propojena s nástrojem ServiceDesku (případně toto dohodne klient s operátorem klientské linky), nebo zašle e-mail propojený s nástrojem ServiceDesk. Robot připraví rekalkulaci, vytvoří návrh nové smlouvy a odešle ho klientovi. Robotizace přinesla společnosti ALD Automotive velkou časovou úsporu, snížení chybovosti a převzala rutinní časově náročnou administrativní činnost.

Díky robotizaci se podařilo automatizovat proces rekalkulace smluv. 

Kdo se na projektu podílel?

Na projektu pracoval Automation team StringData, který úzce spolupracoval se zástupci zákaznického a IT oddělení společnosti ALD Automotive.

Celkem od zahájení implementace po první automaticky provedenou rekalkulaci uběhly tři měsíce.