Digitalizace v MONETA Money Bank snížila pracnost zpracování finančních výkazů o 75%

1500
zpracovaných případů měsíčně
75%
Snížení pracnosti zpracování o 75%
4 měsíce
Implementace MVP řešení

MONETA Money Bank a.s. mají jasnou vizi – být nejinovativnější organizací poskytující finanční služby v České republice. Jako digitální banka neustále vylepšuje MONETA Money Bank a.s. své služby, zároveň hledá nová digitální řešení. Díky nim může nabídnout svým klientům řešení finančních potřeb pohodlně a bezpečně online kdykoliv a kdekoliv. Jako první banka v České republice MONETA Money Bank a.s. umožnila otevřít si běžný účet plně online jen za pomoci chytrého telefonu a ihned jej začít používat.

Na StringData se společnost MONETA Money Bank a.s. obrátila s požadavkem automatizace a digitalizace definovaných typů vstupních dokumentů – finančních výkazů. S možností potenciálního budoucího rozšíření i na další typy dokumentů jako např. příkazy k úhradě, faktury, občanské průkazy apod.

Celý projekt přinesl výborné výsledky a snížil pracnost zpracování příchozích dokumentů na 25 %. Řešení DocumentAnts na vstupu automatizovaně zpracuje více než 1500 jednotlivých případů měsíčně. Dokumenty se nezpracovávají na backoffice manuálně po jednom jako dříve. Díky automatizaci dochází k paralelnímu zpracování pro každý příchozí případ. Digitalizace rovněž představuje velmi efektivní řešení například při finanční analytice. Tam je potřeba kontrolovat data jako IČ nebo období, ke kterému je výkaz podán. Vedlejším benefitem je okamžitá odezva, kterou klienti získávají. Do 1 minuty tak vědí, zda jsou zaslané dokumenty v pořádku.

Jaký problém jsme řešili?

Bylo potřeba automatizovat zpracování finančních dokumentů, které od klientů chodí v různé podobě a struktuře a jejichž manuální zpracování stálo backoffice oddělení MONETA Money Bank a.s. hodně času.

Požadavek ze strany společnosti MONETA Money Bank a.s. spočíval v automatizaci a digitalizaci definovaných typů vstupních dokumentů – finančních výkazů. Měsíčně bylo potřeba zpracovat přibližně 1500 případů, v rámci kterých chodí od klientů v různé podobě a struktuře různé typy finančních výkazů – konkrétně Rozvaha, Výkaz zisku a  ztráty, Daňové přiznání FO a PO. Pro manuální zpracování dokumentů je nezbytné disponovat velkým týmem lidí. Ti informace a data z dokumentů ručně přepisují do core systému. Tím dochází k vyhodnocení bonity u nových klientů nebo finančnímu monitoringu u stávajících klientů.

Cílem bylo snížení pracovních kapacit při zpracování finančních výkazů. Dále pak poskytnutí možnosti, aby klient předal finanční výkazy přímo bance. Tím získává okamžitou zpětnou vazbu o stavu zpracování dodaných dokumentů.

Jaké řešení jsme zvolili?

Zvolili jsme řešení DocumentAnts – nástroj pro automatické vytěžování dat z finančních výkazů, který díky digitalizaci výrazně šetří čas a eliminuje chybovost.

DocumentAnts od společnosti StringData disponuje moduly pro detekci a vytěžování strojově čitelných souborů typu Rozvaha, Výkaz zisku a ztráty, Daňové přiznání FO a PO.

Velkou předností řešení DocumentAnts je schopnost kontextově vyhledávat v dokumentech a provádět vybrané business kontroly napříč jednotlivými dokumenty díky napojení na stávající interní systémy banky. Možnost kontextového vyhledávání v dokumentech umožnila vyřešit problematiku velké variability designu a uspořádání layoutu zasílaných finančních výkazů.

DocumentAnts na základě vytěžených hodnot a získaných metadat provádí některé business kontroly pro ověření správnosti dodaných finančních podkladů. MONETA Money Bank a.s. si pro svoje řešení společně s týmem StringData definovala celkem 25 business kontrol. Tyto kontroly slouží pro vyhodnocení způsobu zpracování každého příchozího případu. Podle kombinace kontrol mohou nastat tři způsoby zpracování: automatické zpracování, manuální zpracování na backoffice v MONETA Money Bank a.s. nebo je případ vrácen na zadavatele, protože vložené dokumenty jsou chybné. 

Schéma procesu zpracování finančních výkazů v MONETA Money Bank, a.s.

V rámci škálovatelnosti řešení je možno rozšířit využití nástroje DocumentAnts i na další agendy banky a přidání dalších typů dokumentů, např. zpracování příkazů k úhradě, faktur, občanských průkazů a dalších dokumentů.

Jak projekt dopadl?

Závěr přinesl výborné výsledky. V současné době zpracovává automat plných 72 % případů, a to  bez zásahu člověka; původní potřeba personální kapacity v oddělení backoffice, které se zpracováním finančních výkazů a dokumentů zabývá, klesla na čtvrtinu.

Díky digitalizaci zpracování finančních výkazů se podařilo snížit potřebné kapacity pro zpracování této agendy o 75 %, velkým benefitem je rovněž okamžitá zpětná vazba, kterou klienti získávají po nahrání dokumentů do systému. V případě, že nedojde k získání dostatečného množství informací pro automatizované zpracování, předá nástroj DocumentAnts podle typu nesrovnalosti konkrétní případ buď k opravě zpět  zadavateli nebo je předán k manuální kontrole na backoffice. Zvolené řešení je plně integrováno do interních systémů MONETA Money Bank a.s.,  v budoucnu se pak zvažuje rozšířit využití nástroje DocumentAnts i na další typy dokumentů.

Kdo se na projektu podílel?

Na projektu pracoval tým DocumentAnts společnosti StringData, který úzce spolupracoval se zástupci IT a business oddělení společnosti Moneta Money Bank, a.s.

Délka projektu

Realizaci řešení jsme zahájili prakticky ihned po objednání a dodání součinnosti nutné pro zahájení projektu. Celková doba realizace projektu probíhala ve třech fázích, přičemž řešení bylo uvedeno do provozu již během 4 měsíců. Další 4 měsíce probíhalo zdokonalování vytěžovacích algoritmů.

„MONETA Money Bank a.s. stála před rozhodnutím, zda nechat proces zpracování finančních výkazů ve stávající podobě, nebo jít cestou digitálního leadera: jsem rád, že jsme si vybrali pro tento projekt StringData a společně šli cestou digitalizace a automatizace. Znamenalo to zároveň nezbytnost edukovat klienty a motivovat je k tomu, aby dokumenty dodávali v elektronické podobě. Automatizace zpracování příchozích dokumentů přináší MONETA Money Bank a.s. výrazné snížení pracnosti celého procesu. Díky digitalizaci zpracování finančních výkazů se podařilo snížit pracovní kapacity backoffice oddělení o 75 %, velkým benefitem je rovněž okamžitá zpětná vazba, kterou klienti získávají po nahrání dokumentů do systému. Tři čtvrtiny případů se nyní zpracovávají automatem bez zásahu člověka.“
Stanislav Lukáš
IT Manager Banking Solutions SME ve společnosti MONETA Money Bank

Související produkty

Hledáte IT partnera
pro svůj projekt?

Spojte se s námi! Co nejdříve se Vám ozveme.

Chcete zjistit více?

Kontaktujte nás, co nejdříve se Vám ozveme.

Napište nám
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram