Automatizace zpracování elektronických neschopenek

800
zpracovaných zpráv měsíčně
200
e-neschopenek měsíčně založených do SAP
55
ušetřených hodin za měsíc

Společnost GRAMMER CZ se specializuje na výrobu komponentů do interiérů osobních vozů, nákladních automobilů, autobusů i vlaků a je součástí koncernu s více než 43 výrobními a distribučními místy ve 20 zemích po celém světě. GRAMMER CZ je globálním partnerem pro automobilový průmysl po celém světě – jeho doménou je mimo jiné výroba hlavových a loketních opěrek pro celosvětově významné automobilky jako je např. BMW, VW, AUDI, Porsche, Bentley a kompletních sedadel pro nákladní automobily DAF a Daimler.

V České republice zaměstnává GRAMMER CZ více než 1500 zaměstnanců v závodech v Žatci, v Mostě a v Tachově. S vysokým počtem zaměstnanců jde ruku v ruce administrativní zátěž při třídění
a zpracovávání došlých datových zpráv jednotlivých závodů
. Jedním z možných řešení byla robotizace celého procesu třídění a automatizace zpracování e-neschopenek a exekucí pomocí softwarových robotů.

Jaký problém jsme řešili?

Společnost GRAMMER se na nás obrátila s požadavkem na automatizaci agendy nad datovými schránkami. Konkrétně v oblasti třídění zpráv z datové schránky, zpracování e-neschopenek
a
exekucí.

Jedná se o rutinní agendu, kterou dříve v GRAMMER CZ vykonávali ručně. Manuální třídění a zpracování je časově náročné. Tuto opakující se činnost můžeme popsat a algoritmizovat – je tedy vhodná pro robotizaci.

Jaké řešení jsme zvolili?

Cílem robotizace procesu bylo roztřídění a částečné zpracování došlých datových zpráv uložených ve složkách dle jednotlivých závodů. Po seznámení se všemi fázemi procesu byla navržena robotizace, která automatizovala celý proces třídění zpráv z datových schránek. Roboty UltimateRPA jsme nasadili na klíčové fáze procesu třídění zpráv a částečně i na fáze zpracování e-neschopenek v aplikaci SAP.

Robot sám najde a roztřídí zprávy z datových schránek. Roztřídění zpráv robotem se řídí dle jejich obsahu na: e-neschopenky, exekuce a ostatní poštu. Zprávy včetně příloh stahuje software Recomando a následně je ukládá a přesouvá mezi jednotlivými složkami konkrétních závodů. V případě datové zprávy s e-neschopenkou robot automaticky přiřadí údaje o pracovní neschopnosti ke konkrétnímu zaměstnanci v aplikaci SAP. 

Softwarový robot UltimateRPA připravuje i výstupní přehled a další výstupní report s jednotlivými záznamy, včetně statusu jak byl záznam zpracovaný.

Jak projekt dopadl?

Softwaroví roboti UltimateRPA od StringData v GRAMMER CZ automatizovali třídění a zpracování zpráv z datových schránek.

Díky robotizaci nyní pracovník GRAMMER CZ pouze spustí softwarového robota, ten sám stáhne zprávy z datové schránky a roztřídí je podle předem definovaných kategorií. Pokud robot najde datové zprávy s e-neschopenkou nebo exekucí, sám je automaticky přiřadí ke konkrétnímu zaměstnanci v aplikaci SAP. Navíc robot vytěží údaje ze zprávy a zapíše do SAP nově vzniklé a pokračující pracovní neschopnosti.  

Robotizace přinesla společnosti GRAMMER CZ velkou časovou úsporu, nulovou chybovost a převzala rutinní časově náročnou administrativní činnost. Softwarový robot roztřídí měsíčně cca 800 zpráv a zadá do SAPu cca 200 e-neschopenek. Díky RPA robotizaci procesu zpracování agendy nad datovou schránkou se podařilo ušetřit měsíčně 0,3 FTE a 55 h času.

Kdo se na projektu podílel?

Na projektu pracoval Automation team StringData, který úzce spolupracoval se zástupci IT oddělení společnosti GRAMMER CZ.

Délka projektu

Celkem od zahájení implementace po první zpracování robotem uběhly 2,5 měsíce.

„Automation team StringData ve spolupráci GRAMMER CZ vymysleli a navrhli vhodný postup pro automatizaci procesu třídění zpráv z datové schránky. Díky tomu se třídění zpráv z datových schránek zrychlilo, zjednodušilo a celkově jsme snížili chybovost. Měsíčně robot roztřídí 800 zpráv a zadá do systému SAP 200 neschopenek."

Jana Krejčová
Vedoucí mzdové účtárny GRAMMER CZ s.r.o.

Související produkty

Hledáte IT partnera
pro svůj projekt?

Spojte se s námi! Co nejdříve se Vám ozveme.

Chcete zjistit více?

Kontaktujte nás, co nejdříve se Vám ozveme.

Napište nám
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram