Standard č. 17: nový krok k automatizované výměně dat mezi bankami a oprávněnými orgány

Banky pravidelně zpracovávají velké množství žádostí o součinnost přicházejících od exekutorů, soudů a dalších oprávněných orgánů. Jejich vyřízení dnes představuje významnou administrativní agendu, která vyžaduje nejen správné posouzení požadavku, ale také dohledání požadovaných informací, sestavení odpovědi a její bezpečné předání žadateli.

Právě tuto oblast významně posouvá Standard č. 17 České bankovní asociace, který sjednocuje způsob elektronické výměny informací mezi bankami a oprávněnými orgány.

Od dokumentů ke strukturovaným datům

Zásadní změnou, kterou Standard č. 17 přináší, je přechod od výměny informací založené převážně na dokumentech k výměně strukturovaných dat.

Česká bankovní asociace standard definuje jako soubor pravidel pro výměnu dat včetně definice jejich struktur a formátů XML.

To je podstatný rozdíl. Dokument, například PDF nebo tabulka, je primárně určen ke čtení člověkem. XML zpráva je naopak strukturovaná tak, aby její obsah dokázal jednoznačně interpretovat informační systém.

Žádost tak nemusí být pouze elektronickou obdobou papírového dokumentu. Jednotlivé informace mají předem definovaný význam a mohou být automaticky načteny a zpracovány příslušnou aplikací.

Stejný princip platí také opačným směrem – pro odpověď banky.

Základ pro skutečnou automatizaci

Standardizace dat vytváří předpoklad pro automatizaci celého procesu.

Pokud banka obdrží požadavek v jednoznačně definované datové struktuře, její systém může automaticky identifikovat například konkrétní případ, osobu nebo požadovaný typ informace a předat žádost ke zpracování příslušným interním systémům.

Výsledná data lze následně automaticky sestavit do standardizované odpovědi a předat zpět oprávněnému orgánu.

V praxi tak může vzniknout proces:

oprávněný orgán → strukturovaná žádost → automatické zpracování v bance → strukturovaná odpověď → automatické zpracování u oprávněného orgánu.

Veřejně dostupná implementace pro exekutorské úřady například již popisuje využití XML komunikace právě u bank podporujících ČBA Standard č. 17, včetně automatického zpracování XML odpovědí bank.

Standard č. 17 tedy není pouze technickou specifikací formátu zprávy. Je především společným komunikačním jazykem, na kterém lze stavět automatizované zpracování zákonných součinností.

Méně manuální práce a nižší riziko chyb

Jedním z největších přínosů standardizace je omezení manuálních činností.

Pokud různé instituce zasílají obdobné požadavky v různých podobách, musí banka jednotlivé formáty interpretovat, data přepisovat nebo převádět a následně připravovat odpovědi způsobem odpovídajícím konkrétnímu žadateli.

Každý takový krok znamená nejen práci zaměstnanců, ale také prostor pro chybu.

Standardizovaný datový formát umožňuje velkou část těchto operací převést na automatické zpracování. Lidé se tak mohou soustředit především na případy, které skutečně vyžadují individuální posouzení.

Výsledkem může být nižší administrativní náročnost, menší množství manuálních chyb a efektivnější využití kapacit banky.

Rychlejší vyřízení požadavků

Automatizace zároveň výrazně zkracuje dobu potřebnou ke zpracování jednotlivých žádostí.

V tradičním procesu musí pracovník požadavek otevřít, přečíst, interpretovat, dohledat příslušné informace a připravit odpověď. V automatizovaném procesu může řada těchto kroků proběhnout během několika sekund bez zásahu uživatele.

To je důležité zejména u institucí, které zpracovávají velké množství požadavků. S rostoucím objemem totiž automatizace nepřináší pouze úsporu času u jedné žádosti, ale především výraznou úsporu v celém procesu.

Jednotná pravidla pro všechny účastníky

Dalším významným přínosem Standardu č. 17 je vytvoření společných pravidel.

Bez standardizace může mít každý subjekt vlastní představu o podobě žádosti, názvech jednotlivých údajů nebo struktuře odpovědi. Banky pak musí podporovat množství různých variant komunikace.

Standard tento problém omezuje tím, že definuje společnou datovou strukturu a způsob komunikace.

Pro banky to znamená možnost vytvořit jedno standardizované rozhraní, místo budování individuálních řešení pro jednotlivé protistrany.

Stejnou výhodu získávají také oprávněné orgány. Jejich informační systémy mohou komunikovat obdobným způsobem s více bankami, aniž by pro každou instituci musely vytvářet zcela odlišný proces.

Lepší kontrola a dohledatelnost procesu

Strukturovaná elektronická komunikace přináší také lepší možnosti evidence a kontroly.

Jednotlivé požadavky a odpovědi lze jednoznačně identifikovat, automaticky párovat a evidovat jejich stav. Organizace tak může přesněji sledovat, kdy požadavek přijala, jak byl zpracován a kdy byla odeslána odpověď.

To je důležité nejen z provozního hlediska, ale také pro audit, compliance a řízení případných reklamací nebo sporů.

Automatizovaný proces zároveň umožňuje jednodušeji identifikovat nestandardní situace – například požadavek, který nebylo možné automaticky zpracovat a musí být předán pracovníkovi k individuálnímu řešení.

Standard jako základ, nikoli hotové řešení

Samotné zavedení Standardu č. 17 samozřejmě neznamená, že se agenda zákonných součinností automatizuje sama.

Standard definuje především způsob, jakým si jednotlivé systémy předávají a interpretují data. Aby banka jeho potenciál skutečně využila, musí na něj navázat odpovídající procesní a aplikační řešení – od příjmu požadavku přes jeho validaci a zpracování až po získání informací z interních systémů a vytvoření odpovědi.

Právě zde ale spočívá jeho největší význam.

Standardizované vstupy a výstupy umožňují postupně automatizovat i vnitřní část procesu banky. Z původně administrativní agendy založené na práci s dokumenty se tak může stát řízený digitální proces, ve kterém člověk řeší především výjimky.

Přínos pro celý ekosystém

Výhody Standardu č. 17 proto nelze hodnotit pouze z pohledu jedné banky nebo jednoho oprávněného orgánu.

Čím více institucí bude standard podporovat, tím větší bude jeho přínos.

Banky získají jednotnější vstupní kanál pro zpracování žádostí. Oprávněné orgány získají předvídatelný způsob komunikace s bankami. Dodavatelé informačních systémů mohou vytvářet řešení založená na společném rozhraní místo množství individuálních integrací.

Výsledkem je prostředí, ve kterém lze velkou část rutinní komunikace mezi institucemi zpracovávat rychleji, levněji a s menším množstvím manuálních zásahů.

Standard č. 17 tak představuje více než nový XML formát. Vytváří technologický základ pro postupný přechod od výměny elektronických dokumentů ke skutečné digitální výměně dat.

A právě v tom spočívá jeho hlavní přínos: informace již nemusí putovat mezi institucemi jako dokument, který musí někdo otevřít a přečíst. Mohou být předávány jako strukturovaná data, kterým informační systémy na obou stranách rozumějí a dokážou je automaticky zpracovat.

To otevírá cestu k výrazně vyšší míře automatizace celé agendy zákonných součinností – od přijetí požadavku až po odeslání odpovědi.