V CETINU digitalizovali agendu růžového formuláře prohlášení poplatníka

Společnost CETIN a.s. vlastní a provozuje největší telekomunikační síť pokrývající celé území České republiky. Dodává své služby 99,6 % populace prostřednictvím pevných technologií (SDH, WDM, Ethernet a IP). CETIN a.s. poskytuje především služby infrastruktury mobilních sítí, masové služby pevných sítí, datové služby pro korporátní sítě a pronájem datových center. Se zavedením automatizace do zpracování náročné agendy daňového prohlášení poplatníka společnost CETIN a.s. ušetřila čas všech zaměstnanců i zaměstnanců mzdové účtárny. Zároveň eliminovala chybovost vznikající při ručním zpracování růžového formuláře daňového prohlášení poplatníka. Vyplnění prohlášení přímo zaměstnancem prostřednictvím přehledného a intuitivního vícekrokového digitálního formuláře Daňovka je maximálně jednoduché a přehledné.

Jaký problém jsme řešili?

Agenda daňového prohlášení přinášela každoročně mnoho komplikací, protože bylo potřeba zpracovat daňová prohlášení pro 2500 zaměstnanců. Přičemž většina z nich pracuje v terénu (např. technici), což je velice časově a logisticky náročné.

Podpisem prohlášení poplatníka se u zaměstnavatele stanovuje způsob zdanění zaměstnance. Toto prohlášení je mezi lidmi známé také jako prohlášení k dani z příjmů nebo „růžový formulář“, V CETIN a.s. pracuje 2500 zaměstnanců, pro které mzdové oddělení každoročně zpracovává daňové prohlášení.

Doručování dokumentů na mzdové oddělení bylo složité a časově náročné. A to zejména ze strany zaměstnanců, kteří jsou neustále v pohybu a u klientů. Problémy vznikaly při dohledávání papírových prohlášení a doručování dalších souvisejících podkladů ze strany zaměstnanců. Šlo například o rodné listy dětí, potvrzení o hypotéce nebo potvrzení o studiu.

Jaké řešení jsme zvolili?

Nasazení Daňovky bylo rychlé a jednoduché. Mzdové oddělení CETIN ji ocenilo zejména u zaměstnanců, kteří pracují v terénu. Rovněž Daňovka pomohla v roce 2020, kdy vzhledem ke COVIDu bylo potřeba celou agendu daňových prohlášení zvládnout vzdáleně.

Ve společnosti CETIN a.s. nyní využívají řešení on premise a všechny funkcionality Daňovky včetně integrace na DMS, single sign-on, integrace na mzdový systém, hromadného odesílání e-mailů a zamykání kroků, jazykové rozhraní v angličtině a v češtině včetně nápovědy v obou jazycích, e-mail na zaměstnance s informací, že prohlášení bylo v pořádku schváleno, a také tracking změn opakovaně odeslaného prohlášení.

Jak projekt dopadl?

Daňovka digitalizovala a zjednodušila agendu daňového prohlášení zaměstnanců, zpřehlednila celý proces a umožnila zaměstnancům CETIN a.s., kteří pracují v terénu, aby mohli daňové prohlášení vyplnit on-line odkudkoliv.

V CETIN a.s. pracuje 2500 koncových uživatelů Daňovky, z nichž velká část pracuje v terénu. Těmto zaměstnancům Daňovka umožňuje jednoduše vyplnit prohlášení on-line z jakéhokoliv počítače.

Intuitivní česká a anglická nápověda v Daňovce až o polovinu zkrátila mzdovému oddělení čas věnovaný poradenství pro své zaměstnance. Daňovka uživatele navádí k vyplnění odpovídajících údajů, poskytuje vysvětlení, nápovědy a kontroluje vybrané typy vkládaných údajů, a to jak u měsíčních slev, tak u ročního zúčtování. Daňovka uživatele sama navádí, čímž celou agendu usnadňuje a zrychluje.

Velkým přínosem je rovněž zkvalitnění a zefektivnění celého procesu zpracování daňového prohlášení. Daňovka nabízí zcela přehlednou evidenci, poskytuje jednotné evidenční místo pro všechna prohlášení s přílohami, napříč roky a zaměstnanci (z pohledu mzdové účtárny), resp. trvalého archivu vlastních prohlášení (z pohledu zaměstnance).

Pracovníci mzdové účtárny mají možnost kontroly, jak zaměstnanec prohlášení vyplnil a v případě chyb jej s odpovídajícím komentářem vrátit k opravě nebo doplnění.

Kdo se na projektu podílel?

Na projektu pracoval One Team StringData, který úzce spolupracoval se zástupci mzdového oddělení společnosti CETIN a.s.