Automatizace nekončí zavedením ERP. Právě tam může začínat

Obecně, jak jsou na tom české firmy s automatizací a digitalizací procesů? Které oblasti už jsou v průmyslové praxi běžně pokryté a které digitalizaci stále odolávají?

Za patnáct let, co se pohybuji v obchodě v IT, se digitalizace posunula opravdu výrazně. Klíčové procesy už firmy často pokrývají základními systémy. ERP řídí důležité procesy v back office nebo ve výrobě, CRM slouží k řízení obchodního cyklu a oblast lidských zdrojů bývá pokrytá samostatným HR systémem. Základ tedy firmy mají. Neefektivita ale často vzniká u činností, které tyto systémy obklopují. Do ERP je například potřeba zanést určité údaje nebo dokumenty, což zaměstnanci stále dělají ručně. Právě na to se specializujeme: systémy doplňujeme automatizační vrstvou a odstraňujeme manuální činnosti. Zaměstnanci se tak mohou věnovat práci s vyšší přidanou hodnotou, která firmě přináší větší užitek.

Firmy tedy už mívají ERP, CRM i HR systém. Jakou roli v jejich prostředí hrají vaše řešení?

Naše produkty mohou fungovat vedle ERP a dalších podnikových systémů. Zároveň automatizujeme činnosti ve stávajících aplikacích klientů. Softwaroví roboti v nich dokážou pracovat podobně jako člověk: založit objednávku, zaúčtovat fakturu nebo například vyřídit zákaznickou reklamaci pomocí AI agenta.

Věnujeme se také oborově specifickým řešením, která vyvíjíme na zakázku. Například pro společnost Arval, která je největším poskytovatelem leasingů v Česku, jsme vytvořili systém, přes nějž se zákazníci mohou objednat do servisu nebo řešit pojistnou událost. Kromě vlastních produktů jsme také partnery Microsoftu a firmám pomáháme s automatizací a digitalizací procesů i se zaváděním umělé inteligence v prostředí Microsoftu.

Faktury už firmy často zpracovávají automatizovaně. U jakých dalších dokumentů by to šlo?

Řada firem už nějaké řešení pro vytěžování faktur má, tam ale většinou s automatizací končí a další kroky už musí řešit účtárna opět manuálně. I s tím umíme pomoct a dodat řešení, které zautomatizuje proces celý. Doporučujeme zaměřit se také na automatizaci zpracování objednávek, dodacích listů a reklamací nebo na nastavení schvalovacích workflow napříč firmou.

Firmy při digitalizaci nezačínají od nuly. Jak navazujete na to, co už používají?

Pokud zákazník vyloženě nechce vybudovat samostatnou aplikaci, bývá častým problémem to, že jeho stávající systémy spolu nekomunikují. To komplikuje řízení firmy: údaje se musí přepisovat mezi aplikacemi, případně se evidují bokem v samostatných excelových tabulkách.

Naše řešení umožňují systémy propojit, aby si mezi sebou předávaly informace automaticky. Nepotřebujeme k tomu dodavatele původních systémů, protože propojení zajišťujeme automatizační vrstvou.

Můžete uvést konkrétní příklad?

Pracovali jsme například pro českého výrobce dveří. Obchodní ředitel potřeboval předvídat výrobu a plánovat zásoby materiálu. Nabídky měl ale uložené mimo ERP, a protože ještě nešlo o potvrzené objednávky, v systému s nimi nemohl pracovat. Pro plánování tak měl jen omezené informace. Navrhli jsme řešení, které údaje z nabídek vytěží a zanese je do ERP včetně pravděpodobnosti realizace a časového plánu. Díky tomu je možné lépe predikovat výrobu a dlouhodobě plánovat předzásobení materiálem.

Pojďme být konkrétnější. Jak taková automatizace funguje?

Vezměme si faktury, které chodí do každé firmy. Obvykle dorazí e-mailem, případně je někdo musí naskenovat a převést do digitální podoby. Na e-mailovou schránkou může být napojený softwarový robot, který v systému pracuje úplně stejně, jako by to dělal člověk. Robot fakturu převezme a předá ji modulu pro vytěžování dat. Ten je nastavený tak, aby rozpoznal, které údaje má z dokumentu získat. Robot pak tyto údaje zapíše do účetního systému a zároveň provede jejich kontrolu. Ví, jaký výstup očekává, a pokud jej nedostane, předá fakturu k ručnímu zpracování.

Jaká je úspěšnost vytěžování údajů?

S klienty si očekávání vždy předem stanovujeme. Při zahájení projektu se domlouváme, jakých výsledků chtějí dosáhnout, aby jim to dávalo ekonomicky smysl. Úspěšnost se většinou pohybuje nad 90 procenty a výš. V analytické fázi vše testujeme, abychom zákazníkovi doložili, že je takového výsledku možné dosáhnout.

Jak systém naloží s dokumentem nebo údajem, u kterého si není dostatečně jistý?

Každý údaj má takzvané confidence score, tedy skóre vyjadřující, nakolik si model věří, že jej z dokumentu získal správně. Pokud si jistý není, označí údaj v reportu pro ruční kontrolu. Neznamená to, že by zaměstnanec musel celou fakturu znovu přepisovat. Zkontroluje a opraví pouze ty položky, u nichž si model nebyl jistý. Stejný princip funguje i u dalších typů dokumentů.

Podle čeho firma pozná, že je určitý proces vhodný k automatizaci?

Dá se to poznat poměrně rychle. Zeptejte se sami sebe, jestli máte činnost, která vás štve, protože ji musíte dělat ručně, zabírá vám čas a dokázali byste si představit, že ji svěříte brigádníkovi. Právě to může být vhodné k automatizaci. Důležitá je samozřejmě také ekonomická efektivita. Máme spočítáno, že pokud daná činnost zabírá byť jen čtvrtinu pracovního úvazku, má už smysl nechat ji robotům.