Jak sledovat a měřit business procesy

Díky nástrojům pro automatizovanou analýzu business procesů UltimateSuite a Task Mining dokážete sbírat a analyzovat data o činnostech ve vaší organizaci tak, abyste mohli efektivně řídit produktivitu zaměstnanců, činit informovaná rozhodnutí a šetřit náklady. Ale kde začít? Jak správně identifikovat prostor pro změnu, aniž by museli brigádníci sedět u pracovníků se stopkami a získaná data následně konzultanti zdlouhavě vyhodnocovat? Se zakladatelem a majitelem společnosti StringData Robertem Šamánkem jsme mluvili o tom, jak automatizovaná analýza business procesů funguje a proč je důležité sbírat kvalitní data.


Jakým způsobem v praxi nástroj UltimateSuite funguje?

Nástroj UltimateSuite sbírá data o klíčových činnostech ve firmě, tedy jak uživatelé pracují v rámci aplikačního portfolia, následně dochází k čištění, agregaci a vyhodnocování. Ohromnou výhodou je, že nasazení nástroje do prostředí klienta proběhne zcela neinvazivně v řádech hodin, je možné konfigurovat, na co se zaměřit, co následně anonymizovat, na jaké konkrétní businessové otázky chceme odpovědět, a poté v zásadě od druhého dne máme reálná tvrdá data. Tedy něco, co potřebuje každý manažer, který řídí tým nebo oddělení, resp. který je zodpovědný za konkrétní proces. A to klidně napříč celou firmou. A přitom všem nemusíte změnit vůbec nic na aplikacích, ve kterých uživatelé reálně pracují.

„Ohromnou výhodou je, že nasazení nástroje do prostředí klienta proběhne zcela neinvazivně v řádech hodin, je možné konfigurovat, na co se zaměřit, co následně anonymizovat, na jaké konkrétní businessové otázky chceme odpovědět, a poté v zásadě od druhého dne máme reálná tvrdá data."

Takový nástroj se v současné době, kdy je většina zaměstnanců na home office, určitě vyplatí.

Ano, to je pravda. Analytika, která pak nad daty probíhá, může velice rychle odhalit úzká místa – a to nejen v procesech. Často analyzujeme i odezvy aplikací, časová okna, kdy uživatelé pracují a další. Díky tomu je možno optimalizovat a transformovat nejen procesy, lze se také zaměřit na jednotlivá SLA, ale často ohromné benefity přinesou i tzv. soft změny, kdy třeba přesuneme zaměstnance na jinou práci, kterou podle získaných dat vykonávají rychleji, naopak jejich původní práci dáme na starost jiným zaměstnancům (třeba brigádníkům) a zvýšíme tak celkovou výkonnost.


Díky UltimateSuite mají manažeři na všech úrovních k dispozici objektivní informace tak, aby mohli řídit produktivitu zaměstnanců, měřit efektivitu procesů nebo služeb a strategií, či eliminovat manuální a časově náročnou tvorbu reportingu. Názorný dashboard a naměřená data pomáhají efektivně využít vzorce a typy chování pro jejich detailní analýzu.


Rád bych v tomto kontextu ještě doplnil jedno téma, které bývá často součástí diskuse s klienty. UltimateSuite není primárně o monitoringu konkrétních lidí, byť na nejnižší úrovni jsou mimo jiné i tato data pochopitelně použita. Dochází ovšem dle nastavení řešení k anonymizaci dat, agregaci a následných doporučeních, která nemají za cíl „nahánět“ jednoho konkrétního člověka, ale najít systémová doporučení, jež výrazně zvýší výkonnost celého uspořádání – aplikací (jejich odezva, logika návrhu), procesů (jak je co zpracováváno, v jakých krocích), pracovní předpisy, aktivity, lidí (kompetence, časová okna, zástupnosti).


Kolik naši klienti díky automatizované analýze business procesů mohou ušetřit?

Je to různé, ale obecně jsme schopni na základě realizovaných implementací v zásadě garantovat minimální úspory nad 10 procent. Byly ovšem i případy, kdy se na základě 4 týdenního vzorku dat dosáhlo více jak 30 procentní úspory, ale to lze považovat spíše jako extrém. Nicméně vycházíme z toho, že tato data, která dnes my sbíráme a umíme správně vyhodnotit, není standardně úplně jednoduché získat (a v tom ostatně vidíme ohromnou přidanou hodnotu našeho řešení). Na základě zpracovaných výsledků se ukazuje, že Task Mining má tím pádem velký potenciál. Vlastní návratnost implementace se počítá maximálně v jednotách měsíců, což je pochopitelně velmi zajímavé.


Kdy je vhodné implementovat UltimateSuite? 

Obecně kdykoliv, když se organizace jako celek nebo případně jednotliví vlastníci procesů, oddělení, specifických agend, chtějí detailněji zabývat produktivitou a efektivitou toho, co dělají. A nezáleží ani na tom, zda jde o tzv. back office nebo třeba řízení pobočkové sítě. Naše řešení najde své uplatnění všude. A data, která získají, se reálně v takovém detailu (a tak snadno) jinak získat nedají. Protože zde dostanete i mapy toho, jak uživatelé zpracovávají jednotlivé formuláře až na detail posledního tlačítka. Přičemž díky těmto podkladům pak můžete skutečně efektivně řídit a zlepšovat. Nezakládáte svá rozhodnutí na datech výrazně vyšší agregace, než byste ve skutečnosti potřebovali. Protože jinak dochází bohužel k tomu, že vaše úvahy jsou buď podložené jen částečně, nebo se řídí „tržními standardy“, což je hodně zavádějící – každá společnost má totiž svá specifika. Nebo to je jen o zkušenosti daného manažera nebo dokonce jen o domněnkách. A to pak těžko může vést k optimálnímu výsledku.


Sběr dat je teď velké téma. Jak docílit toho, aby data byla kvalitní?

Data, která u klientů naměříme, zpracujeme a prezentujeme v rámci dashboardů, skutečně odráží realitu. Vychází z konkrétních uživatelských aktivit nad užitým aplikačním portfoliem. Lepší data v zásadě nemůžete mít. Pak jde o to, aby byla správně prezentována a interpretována. To už je o určité zkušenosti, je tam nutnost porozumění tomu, co uživatelé ve skutečnosti dělají. Ale naše dashboardy jsou z velké části předpřipravené tak, aby na klíčové otázky odpovídaly rychle a jasně. A tyto klíčové otázky jsou u většiny organizací v zásadě stejné, nebo velmi podobné. Proto už i základní set reportů je ohromným přínosem. A klienti pak mohou s daty dále pracovat, řešit si vlastní zákaznická zpracování, tj. nacházet v tom další informace nutné pro řízení a změny.

„Díky UltimateSuite mají manažeři na všech úrovních k dispozici objektivní informace tak, aby mohli řídit produktivitu zaměstnanců, měřit efektivitu procesů nebo služeb a strategií, či eliminovat manuální a časově náročnou tvorbu reportingu."

UltimateSuite byl v roce 2020 společností Gartner označen za řešení z oblasti Task Mining, co to znamená?

Task Mining umožňuje společnostem mít kompletní přehled o fungování uživatelů v rámci aplikačního portfolia, tedy jaké konkrétní činnosti resp. aktivity nad ním dělají. Task Mining se v některých oblastech překrývá s Process Miningem, ale jde spíše o komplementární řešení. Zatímco Process Mining mapuje a sbírá data napříč firmou z logů jednotlivých systémů, Task Mining se soustředí na činnost konkrétního uživatele při konkrétním úkolu. Rád bych též zdůraznil, že zmiňovaný Gartner nejen že označil řešení UltimateSuite jako řešení pro Task Mining, ale řadí ho na seznam několika málo dnes celosvětově nejpokročilejších nástrojů, což je samozřejmě skvělý report o kvalitě.

„Věřím tomu, že v horizontu 4-5 let bude Task Mining standardní výbavou každé větší společnosti."

A jakým směrem se bude Task Mining ubírat v budoucnu?

Obecně Task Miningu v minulých letech předcházel Proces Mining, který je stále na vzestupu. A Task Mining, jak ukazují současné trendy, ho minimálně dožene, osobně si myslím, že spíše předežene. Jeho nespornou výhodou totiž je, že je oproti Proces Miningu výrazně snazší ho nasadit. Zároveň i parciální implementace třeba jen pro jedno menší oddělení o 10ti lidech dává jeho manažerovi smysl. To u Proces Miningu neplatí, tam to musí jít napříč celou organizací (nebo alespoň klíčovou částí z pohledu měřené oblasti), přičemž v jakékoliv podobě nemůže nabídnout takový detail toho, jak reálně pracují koncoví uživatelé. A v tom je jeho krása. 


Věřím tomu, že v horizontu 4-5 let bude Task Mining standardní výbavou každé větší společnosti, jakýsi nástroj každodenní hygieny, chcete-li, kde bude možné kontinuálně měřit a vyhodnocovat stovky a možná tisíce jednotlivých aktivit, které se v nich na každodenní bázi odehrávají. Takový rentgen napříč, díky kterému budete moci ihned identifikovat, kde je prostor pro zlepšení, kde je prostor pro mentoring, školení, kde posunout SLA, kde a co má smysl automatizovat pomocí RPA, co kompletně transformovat a další. Bude to nezbytnou součástí kontinuálního zlepšování.


Pokud máte zájem o více informací o automatizované analýze business procesů, kontaktujte prosím naše obchodní oddělení sales@stringdata.cz.

This website uses cookies to provide services, personalize ads and analyze traffic. By using this website you agree to this.