10 tipů pro správný výběr ERP sytému, které vám ušetří čas i peníze

Hledáte ERP systém pro svoji firmu? Nevíte, jaký systém vybrat? Připravili jsme pro vás 10 tipů, které vám pomůžou s výběrem ERP systému na míru vašemu podnikání. Ten vám totiž ušetří čas i peníze, a také zjednoduší a zefektivní fungování vaší společnosti. Zároveň přinese komplexní pohled na klíčové procesy. 

Ujasněte si, co přesně potřebujete 

ERP znamená v překladu Enterprise Resource Planning - česky podnikové plánování zdrojů. Pod ERP si tedy můžeme představit informační systém, který automatizuje klíčové procesy napříč organizací, například prodej, distribuci, výrobu, lidské zdroje či finance.  

Obecně platí, že u moderních systémů počáteční implementaci firma zvládne sama. ERP Odoo nabízí zdarma demo verzi. V rámci ní můžete první modul pro neomezený počet uživatelů používat zcela bezplatně, a to na neomezeně dlouhou dobu. 

Ale pozor! ERP nemusí být univerzální lék na všechno. Každý nástroj má své klady a zápory. Pro začátek si pro dodavatele jasně definujte zadání - tedy které procesy chceme automatizovat a detailně tyto procesy popsat.

Není ERP jako ERP  

Při výběru ERP softwaru dbejte také na to, abyste ho lehce propojili i s jinými aplikacemi, které ve vaši společnosti používáte. ERP software sice může často nahradit mnoho existujících aplikací jednotným řešením, ale nenechte se zlákat tím, že nástroj umí všechno.  

Některé aplikace či procesy jednoduše nemusí být nutné ani vhodné do ERP přesouvat. Pro vaši organizaci bude lepší, když zůstanou odděleně a budou si vyměňovat pouze data. Ověřte si, zda je nové ERP opravdu kompatibilní se všemi systémy, které byste rádi zachovali. Chcete si ověřit, že je možné propojit ERP s vašimi systémy? Napište nám

Méně je někdy více 

Je určitě skvělé, pokud „nástroj umí všechno“. Méně je ale někdy více - vyberte si právě ty funkce, které opravdu potřebujete. Může se totiž stát, že vaše ERP bude tak komplikované, že uživatelům i administrátorům život rozhodně neulehčí. 

Investujte s rozumem a průběžně 

Náklady na ERP implementací nekončí. Jedním z hlavních kritérií při výběru ERP musí být, aby se systém mohl vyvíjet společně s potřebami firmy. Pokud se za 2, 5 či 10 let firma změní, měl by být ERP systém schopen změnit se spolu s ní. Úpravy sice něco stojí, ale hlavní rolí ERP je být stabilním základem kompletního fungování firmy. A proto se v této oblasti investovat rozhodně vyplatí. 

Posviťe si na procesy 

Nebraňte se úpravě procesů. Myslete na to, že je třeba sladit vaše procesy s logikou ERP systému. Při práci v několika systémech je třeba pochopit, jaká je logika a posloupnost jednotlivých činností a v mezích možností se snažit jí přizpůsobit. Pokud upravíte procesy v souladu s logikou systému, vyvarujete se zbytečně vysokých nákladů na implementaci i údržbu. 

Výběr správného implementačního partnera  

ERP systém je motorem celé firmy, tudíž pokud nefunguje správně, vaše organizace i zaměstnanci budou trpět. Doporučujeme přizvat si k ruce zkušeného partnera, který ERP systém již dobře zná a pomůže vám jej nastavit na míru vašim potřebám. 

Nepodcenit change management  

Implementace ERP systému je pro každou firmu velkým krokem. Zaměstnanci často roky či desítky let dělají věci určitým způsobem. Seznamte je s tím, co pro ně nový nástroj bude znamenat - a ideálně z nich udělejte spolutvůrce implementace. Firma se tak nedostane do rizika, že zaměstnanci budou ERP vnímat jen jako „nařízení shora“.  

Pokud zaměstnanci nevěří, že jim ERP usnadní práci, mohou mít i částečně pravdu - naslouchejte jejich obavám a upravte systém. Ale může nastat také situace, že jen nemají všechny informace o jeho benefitech - postupně s nimi pracujte a vzdělávejte je. 

Zapojte klíčové osoby 

Do implementace nového ERP zapojte klíčové stakeholdery. Je dobré mít možnost činit rozhodnutí rychle. ERP je klíčový firemní krok a stakeholdeři a management musí být implementaci velmi blízko. Operativní rozhodnutí o podobě procesů udělejte hned a s lidmi, kteří se systémem budou skutečně pracovat. Jen tak zajistíte, aby byla rozhodnutí rychlá a správná.  

Velkým zádrhelem implementace bývá nekonečné prodlužování projektu kvůli věčným čekání na rozhodnutí. A čím delší implementace bude, tím větší je riziko, že se v reakci na aktuální situaci firmy začne měnit i původní zadání. Nedopusťe, aby se implementace zasekla v nekonečném kolečku změn a jejich schvalování. 

Neberte si příliš velké sousto 

Implemetujte nový ERP systém po částech a jednotlivých procesech. ERP systém může být ve výsledku přítomný téměř ve všech procesech organizace - a v takových situacích bývá také nejsilnější.  

Není ale nezbytné snažit se nasadit vše najednou. Velké změny často představují pro uživatele velký stres, proto raději jděte cestou postupných změn. Postupná implementace se vyplatí také pro nalezení všech slabých míst, která jste na začátku přehlédli. Nikdo nechce, aby první dny a týdny nenávratně poškodily pověst ERP systému a managementu, který s ním přišel. 

ERP Odoo nabízí zdarma demo verzi, v rámci které můžete používat první modul pro neomezený počet uživatelů bezplatně, a to na neomezeně dlouhou dobu. Můžete tedy klidně nasadit první modul na zkoušku (třeba web, CRM aj.), a poté postupem času funkce rozšiřovat. 

Kvalitní příprava dat  

Pokud automatizujeme manuální práci, proces se stane náchylnějším na vnesené chyby v datech. V případě, že účetní přepisuje údaje z jednoho systému do druhého, případný překlep identifikuje a okamžitě opraví. Ale pokud tento proces bude probíhat automaticky, data musí být v perfektní kvalitě. Příprava dat se často podceňuje, a proto nastávají problémy. Představte si, že v celá polovina databáze kontaktů obsahuje překlepy a nepropojí se vám správně s objednávkami.  

Překlepy a další chyby je mnohem levnější vyřešit před migrací dat. V naimplementovaném ERP systému, který lidé potřebují aktivně používat, už opravy takto způsobených chyb stojí více peněz, času i úsilí. 

Vybíráte ERP systém? Potřebujete poradit? Napište nám. 

Kristýna Juřenová

Marketing Business Partner

Související produkty

Související články

Chcete zjistit více?

Kontaktujte nás, co nejdříve se Vám ozveme.

Napište nám
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram