User process analyzer

Měření procesů

Produkt User Process Analyzer je součástí nástrojů pro automatizaci procesů společnosti StringData. Jeho primárním využitím je sběr procesních dat a jejich měření za účelem optimalizace, sledování vytížení aplikačního portfolia a doporučení případných částí pro vlastní robotizaci. Produkt využívá technologie Real User Monitoring vyvinuté za účelem sběru dat během práce uživatele na cílových klientských stanicích, a to bez závislosti na konkrétních technologiích monitorovaných aplikací.

User Process Analyzer je možné snadno nainstalovat na koncové stanice a bez nutnosti uživatelské interakce zaznamenává veškeré činnosti uživatele včetně interních zpráv v rámci operačního systému. Tím je měřen čas potřebný k vykonání definovaných procesních kroků. Procesní časy je možné zaznamenávat současně na několika pracovních stanicích a následně je využít k hledání optimálního průběhu procesu, srovnání procesní efektivity nebo normování procesních časů. Z pohledu aplikačního portfolia jsou sbírána data napříč všemi instancemi, které uživatel během své práce využívá.

Zároveň je možné při zadání za stranu klienta namapovat tzv. business transakce, které korespondují s jednotlivými kroky v procesu (začátek – konec) a následně v daném kontextu vyhodnocovat naměřená data. Příkladem může být „start“ stisk tlačítka Založit klienta v jedné aplikaci a „konec“ Tisk smluvní dokumentace v jiné aplikaci. Tím získáme jasná data o veškerých transakcích tohoto typu za měřené období, způsoby průběhu napříč aplikacemi mezi start-konec, počty realizací, průměrné časy, srovnání mezi uživateli a další.

Dalším nesporným přínosem je též analytický výstup s ohledem na nalezení repetitivních vzorců činností napříč aplikačním portfoliem, a to při zohlednění typu zpracovávaných dat a vstupů za stranu uživatele (klávesnice, myš). Tím získáme jasné doporučení pro případnou automatizaci procesů pomocí nástroje RoboDesk (StringData), a to včetně očekávaných úspor (návratnost). Standardně lze očekávat návratnost při automatizaci procesů v horizontu 3-6 měsíců.

Jak to funguje

User Process Analyzer běží na pozadí operačního systému klientské stanice a nevyžaduje žádnou interakci s uživatelem. Podle definovaných pravidel, například spuštění aplikace nebo provedení určité operace v aplikaci, se zahájí monitorování, které sbírá reálná data o práci uživatele. Při vykonání určených procesních kroků, například odeslání faktury nebo provedení kontroly čísla bankovního spojení, se zaznamená procesní čas. Měření trvá až do okamžiku určeného procesního kroku – do ukončení procesu, případně kontinuálně až do zastavení zásahem pověřeného operátora.

Získaná data jsou následně nahrána do jednotného datového úložiště, kde jsou zpracována a je nad nimi (i opakovaně) realizována procesní a datová analýza.

Výhody užití nástroje Process Analyzer

  • Snadná implementace – nástroj lze nasadit do cílové infrastruktury jednoduchou instalací na klientských stanicích
  • Nízké náklady – data je možné sbírat bez omezení času a bez dalších kapacit na snímkování
  • Kontinuální měření – měření je možné provádět bez omezení času nebo výkonu procesu
  • Měření komplexity – datová základna pro hledání zbytných operací, časových prodlev, vytížení aplikací a procesního flow
  • Bezobslužný sběr – data jsou sbírána automaticky bez nutné interakce uživatele
  • Procesní optimalizace – získaná data jsou silnou datovou základnou pro procesní analýzu
  • Možnost srovnání – data umožňují srovnání napříč uživateli navzájem (včetně definice tzv. normy) nebo srovnání s odstupem času
  • Měření business transakcí – při definici začátku a konce lze měřit časy trvání aktivit z pohledu obchodních činností
  • Robotizace procesů – data umožňují identifikovat potenciál pro procesní automatizaci včetně návrhu očekávaných úspor
  • Přesná data – sběr reálných dat z práce uživatelů kopíruje realitu, tj. k dispozici jsou tzv. tvrdá data
  • Opakovaná analýza – nad již jednou naměřeným setem dat lze provádět další analýzy s cílem odpovědět na nové otázky